Coram Benelux werkt vanaf 4 oktober in InforLN

Eén Coram,
één ERP-systeem

‘Wat heb ík daar nou aan, dat Coram overgaat op een nieuw ERP-systeem?’, horen we wel eens van klanten. Het eerlijke antwoord: Coram kan dan klantgerichter en efficiënter werken, kan dan beter plannen en heeft dan een beter inzicht in de uitvoering. Zaken lopen soepeler en de foutenkans gaat omlaag. We worden dus een (nog) betere partner voor onze klanten. Daarom wordt er binnen Coram Benelux achter de schermen met man en macht gewerkt om per 4 oktober volledig over te gaan naar InforLN. Het belangrijkste doel op korte termijn is, dat onze klanten niets merken van deze overgang. Maarten Koeckhoven, Service Coördinator Benelux, vertelt graag hoe dat voor elkaar komt.

lees verder > 

“Coram Benelux vermarkt Sealskin, Geesa en Tiger bij de vakhandel, retail en etail-specialisten, installateurs en groothandel in de Benelux. Voorheen werkten de merken vanuit verschillende vestigingen. Sinds augustus 2020 zitten we samen in een prachtig nieuw hoofdkantoor in Zaltbommel. Kortere lijnen, gemakkelijker aansturen, efficiënter. De verhuizing was een grote stap naar de vorming van één bedrijf; One Coram noemen we dat intern.”

 

Keuze voor InforLN

“Een andere grote stap was toen al in voorbereiding: één ERP-systeem waar alle bedrijfsonderdelen mee gaan werken. Coram heeft een stuurgroep samengesteld met directieleden en een projectgroep met Business Proces Owners (verantwoordelijk voor het in kaart brengen, evalueren en optimaliseren van proccessen), mensen van IT en enkele externe consultants. De stuurgroep bepaalt de richting en neemt besluiten. De projectgroep bereidt het project voor en voert uit. Ik zit als Service Coördinator Benelux in de projectgroep. InforLN is gekozen als ons nieuwe ERP-pakket, omdat dat het beste is ingericht voor het klantgericht bedienen van alle Coram klanten en voor het besturen van de verschillende bedrijfsonderdelen.”

Wat heeft je tot nu toe het meest verbaasd?
“De enorme hoeveelheid documenten die er in omloop zijn voor de verschillende merken. Briefpapier, bestelformulieren, pakbonnen, stickers. Je kunt het niet bedenken of het is er en meestal voor alle merken. Het was al een job om alles te inventariseren. En dan moeten alle documenten en achterliggende processen die we blijven gebruiken, opnieuw gemaakt worden in InforLN. Binnen één heldere huisstijl, met één heldere uitstraling.”

Welke stap zetten jullie op dit moment?
“Op 1 januari van dit jaar zijn Coram DIY en ons magazijn in Pelt (B) als eersten overgegaan naar InforLN. Coram Benelux is in januari begonnen met proeven voor het overzetten van alle data uit de verschillende systemen. Daar moet je de tijd voor nemen, want het resultaat moet perfect zijn. Je bent dus ook voortdurend bezig met testen. Dit proces hebben we nu ingericht en onder controle. Het echte overzetten gebeurt in het eerste weekend van oktober, zodat we op maandag 4 oktober van start kunnen met het nieuwe systeem. Nu zitten we in de periode dat we alle gebruikers van het systeem trainen. Ook dat willen we efficiënt doen. Daarom hebben we per afdeling in kaart gebracht welke onderdelen van InforLN daar gebruikt worden. Voor die onderdelen wordt dan een Gebruikershandleiding geschreven. Met die handleiding gaan gebruikers aan de slag. De training is zo ingericht dat iedereen voor zijn/haar stuk straks kan lezen en schrijven met InforLN. Uiteraard toetsen we dat met een User Acceptance Test aan het einde van de trainingsperiode. Dan zien we helder of iemand misschien nog wat extra training nodig heeft of niet.

En wat is er na de zomervakantie nog te doen?
“Dan is de basis op orde. De data staan dan goed in InforLN en de gebruikers kunnen dan als het goed is uit de voeten met hun deel van het pakket. Dat is het moment om de samenwerking in het pakket te organiseren. We doen dat door met de verschillende afdelingen samen verschillende realistische scenario’s te schrijven en dan volgens met die scenario’s te gaan werken. Bijvoorbeeld: hoe loopt het als er een bestelling binnenkomt, als je de levering moet voorbereiden en uitvoeren en als er tijdens of na de levering extra service nodig is? Zijn de afspraken werkbaar die we binnen en tussen de afdelingen gemaakt hebben over wie wat doet. Dát is eigenlijk de echte test, want dan zien we hoe alles Coram-breed werkt en wat er nog beter kan. Gelukkig hebben we ruim gepland, zodat we de processen met zekerheid goed hebben ingeregeld voordat we overgaan. Want al is dit voor Coram Benelux echt een flinke operatie, we hebben het liefst dat onze klanten er niets van merken.”

 

DIY is al over, nu Coram Benelux

We zetten de Coram bedrijfsonderdelen en de merk- & assortimentsgroepen stapsgewijs over. Coram DIY werkt zoals gezegd sinds januari 2021 met InforLN. Dit geldt ook voor de Tiger assortimentsgroepen die vanuit magazijn Pelt worden geleverd. De ervaringen uit die eerste fase helpenCoram Benelux om de overgang soepeler te maken. We gaan er dan ook voor onze klanten geen verschil te laten ervaren tussen woensdag 29 september – de laatste werkdag in onze oude systemen – en maandag 4 oktober, als we live gaan met InforLN.

Dit doet een ERP-systeem

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Met ERP-software kunnen bedrijven hun processen sturen en controleren en de efficiëntie verbeteren. Alle processen worden ondersteund door één systeem. Daardoor is maar één database nodig van klanten, producten, etc. Die database hoeft maar één keer op één centrale plaats ingevoerd te worden. Een ERP-systeem leidt tot een klantgerichtere organisatie door efficiëntere processen, betere planning en afstemming en een beter inzicht.

Andere onderwerpen in Connect - juli 2021